Effektivisere din arbejdsdag med disse 4 tips

Der kan være mange årsdage til at du har en off dag, hvor du bare ikke kan komme ordentlig i gang med dit arbejde. Vi har derfor fundet et par tips til hvordan du kan være mere produktiv i løbet af en arbejdsdag, så du kan nå alle de opgaver du har. Effektivisering af din arbejdsgang kan have mange forskellige punkter, hvor vi både vil komme ind på planlægning af dagen sammentid med at du huske at give dig selv pusterum. Læs de fire tips i vores guide.

Lav en prioriteringsliste af dine arbejdsopgaver

Har du et arbejde med flere forskellige typer af opgaver, så kan du med fordel prioritere hvilke opgaver der er vigtigst, der bliver lavet først og starte ugen ud med dem. Start derfor ugen med at gennemgå hvilke arbejdsopgaver du har i løbet af ugen og derefter udvælge hvilke dage du skal lave de forskellige opgaver. Når du har styr på, kan du herefter med fordel starte din dag ud med at fordele de opgaver du har sat dig for på den pågældende dag. Det er vigtigt at du tænker over hvornår du er mest effektiv i løbet af dagen og vælge de opgaver der er lidt mere krævende, på de tidpunkter hvor du kan koncentrere dig bedst. Er du eksempelvis bedst om formiddagen og at din energi begynder at dale efter frokost, så kan du med fordel lave de krævende arbejdsopgaver i starten af dagen. De fleste studier har bevist at man efter frokost mister energi og bliver mere ineffektiv fordi ens krop er ved at bearbejde ens frokost. Det er derfor oftest en god ide at planlægge din arbejdsdag efter det. Du kender selvfølgelig dig selv bedst, og det er vigtigt at du er realistisk omkring hvordan du bedst muligt får løst opgaven.

Gå offline

Det kan være svært at gå helt offline på et kontor, især hvis du sidder på et stort åbenkontor. Her kan der være mange forstyrrende elementer, der kan gøre det svært at koncentrer sig. Udover de naturlige forstyrrelser ens kollegaer er årsag til, så er der også alle de online forstyrrelser i form af mails, sociale medier og andre platforme. Det er meget typisk at man på en arbejdsplads bliver forstyrret flere gange i løbet af dagen, med opgaver der ikke kræver et svar omgående. Men hver gang der ryger en mail i din mailboks, så bliver du distraheret, fordi man ofte lige skal tjekke hvad mailen handler om. Vi anbefaler derfor, at du går offline i den periode du sidder med en konkret opgave, så du kan arbejde mere effektiv på den. Du vil oftest opleve at du får lavet dine opgaver hurtigere, når du ikke har 1000 forskellige forstyrrelser omkring dig. Det kommer selvfølge an på dit arbejde, om du har muligheden for at gå fra din mail. Men selvom du ikke har muligheden for det, så anbefaler vi at du lukker for alt andet, og måske smider det i din kalender, så dine kollegaer kan se at du er optaget de konkrete timer.

Planlæg dine møder

For rigtig mange der sidder på kontor, så er møder med kunder, forretningsforbindelser, kollegaer mm. En rigtig stor del af arbejdsdagen. Det kan ofte være udfordrende at få alt på plads til møderne, især i disse perioder, hvor mange arbejder hjemmefra. Der er derfor vigtig at du har en effektiv mødeplanlægning, så der er enighed omkring processen for mødet. Du kan derfor med fordel gøre brug af systemer hvor du har mulighed for at sende en invitation til de gæster der kommer fysisk hen til dig. På den måde kan de nemt og effektiv se hvor og hvornår det konkrete møde skal afholdes.

Husk dine pauser

Den sidste konkrete tilgang til at gøre din hverdag mere effektiv, er at huske på pauserne i løbet af din arbejdsdag. Studier vider at ens koncentration og effektivitet daler efter 45 minutter, hvor du har arbejdet intens. Vi siger ikke at du skal holde pause hver 45 minut, men du kan med fordel holde små pauser af fem minutter flere gange om dagen. Man kan ofte stirre sig blink på en opgave, og ikke finde en løsning hvis du har siddet med det i for lang tid. Det ses faktisk ofte at de tidspunkter hvor du finder løsningen på et problem, er når du ikke sidder med den konkrete opgave. Du kan holde pauser på flere måder. Du kan kigge ud ad vinduet i fem minutter, sidde med din telefon eller gå hen og få kaffe med din kollega. Uanset hvilken måde du vælger at holde din pause, så er det vigtig at du holder dem for at opretholde effektiviteten.